Dag Loes,
Eventueel kan het Zeeuws Archief in Middelburg je ook nog van advies dienen,
zij beheren namelijk ook van rijkswege archiefstukken, en hebben veel
verstand van selectielijsten. Daarnaast valt de HZ waarschijnlijk onder de
Erfgoedinspectie en zij hebben een handige folder hiervoor:
http://www.erfgoedinspectie.nl/uploads/publications/Infoblad%20onderwijs15%2
0DEF.pdf
Wat misschien ook nog handig is:
http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/selectielijsten/sele
ctielijst_saxion_versie_ter_inzage.pdf
Voor wat betreft je vraag over centrale of decentrale archivering, ik denk
dat dat per onderwijsinstelling zal verschillen, al zal er vaak wel een
centrale archiefindeling bij de instelling bestaan. Meestal houdt die zich
echter alleen bezig met het directie- en bestuursarchief. Als er nog geen
afspraken over zijn, kan het zin hebben om daar een keer op directieniveau
afspraken over te maken, al of niet met hulp van b.v. het Zeeuws Archief.
Veel succes!
Hartelijke groet,
Bas de Groot
Archiefinspecteur
Het Utrechts Archief
-----Original Message-----
From: Discussielijst voor Bibliothecarissen en Informatieprofessionals
[mailto:NEDBIB-L@LIST.ECOMPASS.NL] On Behalf Of L.D.M. Lievense-Tax
Sent: Friday, December 30, 2011 1:22 PM
To: NEDBIB-L@LIST.ECOMPASS.NL
Subject: Re: [NEDBIB-L] Selectielijsten - bewaartermijnen
Anna,
Bedankt voor je reactie! Kan er zeker wat mee.
Met vriendelijke groet,
Loes Lievense-Tax
________________________________________
Van: Discussielijst voor Bibliothecarissen en Informatieprofessionals
[NEDBIB-L@LIST.ECOMPASS.NL] namens Anna ten Bruggencate
[anna.tenbruggencate@AHK.NL]
Verzonden: donderdag 22 december 2011 16:30
Aan: NEDBIB-L@LIST.ECOMPASS.NL
Onderwerp: Re: [NEDBIB-L] Selectielijsten - bewaartermijnen
Ik vind in de Wet Onderwijstoezicht wel het volgende:
24 c.3. De persoonsgegevens van de leerlingen, deelnemers, studenten en
extraneï die niet langer zijn ingeschreven aan een school of instelling als
bedoeld in het eerste lid, onderdelen a tot en met f, worden tot vijf jaren
na beëindiging van de laatste inschrijving bewaard in het basisregister
onderwijs in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren.
Artikel 10, tweede lid, van de Wet bescherming persoonsgegevens is niet van
toepassing. In afwijking van de eerste volzin geldt voor de geslachtsnaam,
voornamen, geboortedatum, instelling voor hoger onderwijs waar een opleiding
is gevolgd, naam van die opleiding, datum diploma en het aantal jaren
genoten hoger onderwijs van studenten die niet langer zijn ingeschreven aan
een instelling als bedoeld in het eerste lid, onderdeel f, een bewaartermijn
van vijftig jaren.
En onze juridisch adviseur raadt aan er op de volgende manier mee om te
gaan:
D ossiers van afgestudeerden :
Bewaren: persoonsgegevens, datumgegevens over in- en uitschrijving, kopieen
van propedeuse en einddiploma. Belangrijke schriftelijke werkstukken. Van
ruimtelijk werk eventueel digitale foto's.
Wegdoen: privacygevoelige zaken, bijvoorbeeld doktersverklaringen,
persoonlijke brieven, lesverslagen, huiswerkopdrachten, beoordelingen van
onderdelen, etc.
Voor studenten die voortijdig zijn gestopt geldt hetzelfde, maar bij hen
zullen de dossiers per definitie dunner zijn. Bij hen moet je echter ook
bewaren voor welke onderdelen ze studiepunten hebben gehaald en hoeveel. Dit
voor het geval ze nog eens een verklaring daarover opvragen en/of de
opleiding willen voortzetten.
Als jullie werkstukken hebben bewaard van studenten die de academie niet wil
bewaren, zou je de studenten moeten aanbieden deze werken op te komen halen.
Als ze hier geen gebruik van maken, kan de academie ze pas wegdoen.
Conclusie: voor de geschiedschrijving geen termijn aanhouden, maar voor
onbepaalde tijd de persoonsgegevens bewaren, waaronder in elk geval de
kopieen van de diploma's. Verder meer uitgaan van wat wenselijk is dan van
wat wettelijk is.
Vriendelijke groeten,
Anna ten Bruggencate
drs. A.J.A. ten Bruggencate
beleidsondersteuning
niet aanwezig op woensdag en vrijdag
T 020-527 7251 . E anna.tenbruggencate@ahk.nl
Hortusplantsoen 2 . 1018 TZ Amsterdam
www.academievoorbeeldendevorming.nl
----- Oorspronkelijk bericht -----
Van: "max van der wijk" <mvanderwijk@CASEMA.NL>
Aan: NEDBIB-L@LIST.ECOMPASS.NL
Verzonden: Woensdag 21 december 2011 15:24:15
Onderwerp: Re: [NEDBIB-L] Selectielijsten - bewaartermijnen
Beste collega,
Aan de Universiteiten wordt het BSD
060 Wetenschappelijk onderwijs, openbare en bijzondere universiteiten
gebruikt, je kunt deze vinden via de Handelingenbank. Deze zal niet in alle
opzichten bruikbaar zijn voor de HZ, maar met betrekking tot
studentengegevens en examens zijn hierin een aantal zaken vastgelegd
inclusief de wetgeving waarop de bewaartermijn gebaseerd is. Deze lijst zou
je kunnen hanteren bij het vernietigen van tentamens en examens.
Met vriendelijke groet,
Wijk, M. van der - medewerker SSA
m.van.der.wijk@bb.leidenuniv.nl
On Dec 21, 2011, at 10:16 AM, L.D.M. Lievense-Tax wrote:
> Beste collega's,
>
> Binnen de HZ ben ik sinds 1 november jl. tevens teamleider voor de Dienst
Studentvoorzieningen, daar valt ook het centrale archief onder. Ik heb er
nog niet de vinger op gekregen wat de concrete bewaartermijnen zijn van
materialen die momenteel binnen de HZ bewaard worden en of die er voor
sommige materialen zelfs wel is (diploma's, gemaakte tentamens studenten).
Op de site van rijksoverheid.nl vind ik wel informatie, maar daar kan ik
niet uithalen dat er een bewaarplicht is voor bijv. studentententamens, wel
het recht op inzage.
>
http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/hoger-onderwijs/vraag-en-antwoord/wa
t-is-de-onderwijs-en-examenregeling-oer-in-het-hoger-onderwijs-ho.html
> Volgens onze jurist staat er in de WHW niets over en zou er vaak geen
wettelijke verplichting zijn. Het jarenlang beleid van o.a. het bewaren
studentententamens wil ik niet overhaast overboord gooien, wel wil ik - mede
i.v.m. investeringen in opslag van archiefmateriaal buiten de HZ - mijn
vraag aan collega's in het land voor te leggen.
>
> Hoe gaat jullie instelling om met de bewaartermijnen ofwel
selectielijsten? Is er een centraal archief, is er sprake van archivering
per academie c.q. opleiding? Als het niet binnen jullie afdeling of dienst
valt, willen jullie mijn vraag dan doorspelen naar de juiste persoon binnen
jullie instelling?
>
> Bij voorbaat dank!
>
>
> Met vriendelijke groet,
> Loes Lievense-Tax
> ______________________________________________________________________
> L.D.M. (Loes) Lievense-Tax | Hogeschool Zeeland
> Dienst Campusvoorzieningen, teamleider Mediatheek
> Dienst Studentvoorzieningen, teamleider Roosterbureau & teamleider
Studentenbureau
> www.hz.nl/mediatheek<http://www.hz.nl/mediatheek> | Werkdagen: dinsdag t/m
vrijdag
> Postbus 364, 4380 AJ Vlissingen | Edisonweg 4, 4382 NW Vlissingen | A0.31
> T: +31 (0)118 489181 | M: +31 (0)6 27156048 | E:
ltax@hz.nl<mailto:ltax@hz.nl>
> LinkedIn: http://nl.linkedin.com/in/loeslievensetax
> Twitter: @loeslievensetax
>
> Disclaimer: http://hz.nl/disclaimer
>
> +-----------------------------------------------------
> | Verzonden via NEDBIB-L
> | Grootste algemene discussielijst voor informatieprofessionals in NL
> | Zie de NEDBIB-L website op http://nedbib.reuser.biz voor informatie
> | en instellingen.
> +-----------------------------------------------------
+-----------------------------------------------------
| Verzonden via NEDBIB-L
| Grootste algemene discussielijst voor informatieprofessionals in NL
| Zie de NEDBIB-L website op http://nedbib.reuser.biz voor informatie
| en instellingen.
+-----------------------------------------------------
+-----------------------------------------------------
| Verzonden via NEDBIB-L
| Grootste algemene discussielijst voor informatieprofessionals in NL
| Zie de NEDBIB-L website op http://nedbib.reuser.biz voor informatie
| en instellingen.
+-----------------------------------------------------
Disclaimer: http://hz.nl/disclaimer
+-----------------------------------------------------
| Verzonden via NEDBIB-L
| Grootste algemene discussielijst voor informatieprofessionals in NL
| Zie de NEDBIB-L website op http://nedbib.reuser.biz voor informatie
| en instellingen.
+-----------------------------------------------------
+-----------------------------------------------------
| Verzonden via NEDBIB-L
| Grootste algemene discussielijst voor informatieprofessionals in NL
| Zie de NEDBIB-L website op http://nedbib.reuser.biz voor informatie
| en instellingen.
+-----------------------------------------------------
Freek Zegers
