Heel erg bedankt voor jullie reacties, ik heb er veel aan gehad. Het lijkt me goed om de uitkomst van mijn zoektocht met jullie te delen.
Op 1 december 2011 is in de vergadering van de HBO-raad een brief van de Erfgoedinspectie geagendeerd over dit onderwerp (agendapunt 9.3). Deze brief gaat over de wens te komen tot een sector-brede selectielijst. Er is een werkgroep opgericht met deskundigen vanuit Saxion (heeft in een eerdere pilot het rapport 'Selectielijst Saxion' hierover opgesteld, te vinden op internet), Hogeschool InHholland en de Hogeschool Arnhem en Nijmegen. Naast deze hogescholen zijn ook de HBO-raad, de Erfgoedinspectie en het Nationaal Archief betrokken bij het vervolgtraject.
In de loop van dit jaar hopen ze met een voorstel/handreiking te komen, wat ter besluitvorming voorgelegd wordt aan de AV. Vervolgens is het - uitgaande van positieve besluitvorming - aan de hogescholen om met deze handreiking aan de slag te gaan, waarbij eigen accenten mogelijk blijven.
Deze ontwikkeling sluit goed aan bij mijn vraag, en ga deze ontwikkeling met belangstelling volgen!
Met vriendelijke groet,
Loes Lievense-Tax
______________________________________________________________________
L.D.M. (Loes) Lievense-Tax | HZ University of Applied Sciences
Dienst Campusvoorzieningen, teamleider Mediatheek
Dienst Studentvoorzieningen, teamleider Roosterbureau & teamleider Studentenbureau
www.hz.nl/mediatheek | Werkdagen: dinsdag t/m vrijdag
Postbus 364, 4380 AJ Vlissingen | Edisonweg 4, 4382 NW Vlissingen | A0.31
T: +31 (0)118 489181 | M: +31 (0)6 27156048 | E: ltax@hz.nl
LinkedIn: http://nl.linkedin.com/in/loeslievensetax
Twitter: @loeslievensetax
-----Oorspronkelijk bericht-----
Van: Discussielijst voor Bibliothecarissen en Informatieprofessionals [mailto:NEDBIB-L@LIST.ECOMPASS.NL] Namens L.D.M. Lievense-Tax
Verzonden: woensdag 18 januari 2012 13:16 uur
Aan: NEDBIB-L@LIST.ECOMPASS.NL
Onderwerp: Re: [NEDBIB-L] Selectielijsten - bewaartermijnen
Bas,
Klopt heb ik ook vernomen in een telefoongesprek met een collega van Avans. Komt dus helemaal goed!
Bedankt.
Met vriendelijke groet,
Loes Lievense-Tax
-----Oorspronkelijk bericht-----
Van: Discussielijst voor Bibliothecarissen en Informatieprofessionals [mailto:NEDBIB-L@LIST.ECOMPASS.NL] Namens Bas & Jikke de Groot
Verzonden: woensdag 18 januari 2012 12:35 uur
Aan: NEDBIB-L@LIST.ECOMPASS.NL
Onderwerp: Re: [NEDBIB-L] Selectielijsten - bewaartermijnen
Dag Loes,
Nog even een addendum: de HBO-Raad is bezig om een selectielijst voor HBO's op te stellen, die jullie dus ook kunnen gaan gebruiken.
Hartelijke groet,
Bas de Groot
-----Original Message-----
From: Discussielijst voor Bibliothecarissen en Informatieprofessionals [mailto:NEDBIB-L@LIST.ECOMPASS.NL] On Behalf Of Bas & Jikke de Groot
Sent: Monday, January 02, 2012 9:19 PM
To: NEDBIB-L@LIST.ECOMPASS.NL
Subject: Re: [NEDBIB-L] Selectielijsten - bewaartermijnen
Dag Loes,
Eventueel kan het Zeeuws Archief in Middelburg je ook nog van advies dienen, zij beheren namelijk ook van rijkswege archiefstukken, en hebben veel verstand van selectielijsten. Daarnaast valt de HZ waarschijnlijk onder de Erfgoedinspectie en zij hebben een handige folder hiervoor:
http://www.erfgoedinspectie.nl/uploads/publications/Infoblad%20onderwijs15%2
0DEF.pdf
Wat misschien ook nog handig is:
http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/selectielijsten/sele
ctielijst_saxion_versie_ter_inzage.pdf
Voor wat betreft je vraag over centrale of decentrale archivering, ik denk dat dat per onderwijsinstelling zal verschillen, al zal er vaak wel een centrale archiefindeling bij de instelling bestaan. Meestal houdt die zich echter alleen bezig met het directie- en bestuursarchief. Als er nog geen afspraken over zijn, kan het zin hebben om daar een keer op directieniveau afspraken over te maken, al of niet met hulp van b.v. het Zeeuws Archief.
Veel succes!
Hartelijke groet,
Bas de Groot
Archiefinspecteur
Het Utrechts Archief
-----Original Message-----
From: Discussielijst voor Bibliothecarissen en Informatieprofessionals [mailto:NEDBIB-L@LIST.ECOMPASS.NL] On Behalf Of L.D.M. Lievense-Tax
Sent: Friday, December 30, 2011 1:22 PM
To: NEDBIB-L@LIST.ECOMPASS.NL
Subject: Re: [NEDBIB-L] Selectielijsten - bewaartermijnen
Anna,
Bedankt voor je reactie! Kan er zeker wat mee.
Met vriendelijke groet,
Loes Lievense-Tax
________________________________________
Van: Discussielijst voor Bibliothecarissen en Informatieprofessionals [NEDBIB-L@LIST.ECOMPASS.NL] namens Anna ten Bruggencate [anna.tenbruggencate@AHK.NL]
Verzonden: donderdag 22 december 2011 16:30
Aan: NEDBIB-L@LIST.ECOMPASS.NL
Onderwerp: Re: [NEDBIB-L] Selectielijsten - bewaartermijnen
Ik vind in de Wet Onderwijstoezicht wel het volgende:
24 c.3. De persoonsgegevens van de leerlingen, deelnemers, studenten en extraneï die niet langer zijn ingeschreven aan een school of instelling als bedoeld in het eerste lid, onderdelen a tot en met f, worden tot vijf jaren na beëindiging van de laatste inschrijving bewaard in het basisregister onderwijs in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren.
Artikel 10, tweede lid, van de Wet bescherming persoonsgegevens is niet van toepassing. In afwijking van de eerste volzin geldt voor de geslachtsnaam, voornamen, geboortedatum, instelling voor hoger onderwijs waar een opleiding is gevolgd, naam van die opleiding, datum diploma en het aantal jaren genoten hoger onderwijs van studenten die niet langer zijn ingeschreven aan een instelling als bedoeld in het eerste lid, onderdeel f, een bewaartermijn van vijftig jaren.
En onze juridisch adviseur raadt aan er op de volgende manier mee om te
gaan:
D ossiers van afgestudeerden :
Bewaren: persoonsgegevens, datumgegevens over in- en uitschrijving, kopieen van propedeuse en einddiploma. Belangrijke schriftelijke werkstukken. Van ruimtelijk werk eventueel digitale foto's.
Wegdoen: privacygevoelige zaken, bijvoorbeeld doktersverklaringen, persoonlijke brieven, lesverslagen, huiswerkopdrachten, beoordelingen van onderdelen, etc.
Voor studenten die voortijdig zijn gestopt geldt hetzelfde, maar bij hen zullen de dossiers per definitie dunner zijn. Bij hen moet je echter ook bewaren voor welke onderdelen ze studiepunten hebben gehaald en hoeveel. Dit voor het geval ze nog eens een verklaring daarover opvragen en/of de opleiding willen voortzetten.
Als jullie werkstukken hebben bewaard van studenten die de academie niet wil bewaren, zou je de studenten moeten aanbieden deze werken op te komen halen.
Als ze hier geen gebruik van maken, kan de academie ze pas wegdoen.
Conclusie: voor de geschiedschrijving geen termijn aanhouden, maar voor onbepaalde tijd de persoonsgegevens bewaren, waaronder in elk geval de kopieen van de diploma's. Verder meer uitgaan van wat wenselijk is dan van wat wettelijk is.
Vriendelijke groeten,
Anna ten Bruggencate
drs. A.J.A. ten Bruggencate
beleidsondersteuning
niet aanwezig op woensdag en vrijdag
T 020-527 7251 . E anna.tenbruggencate@ahk.nl Hortusplantsoen 2 . 1018 TZ Amsterdam www.academievoorbeeldendevorming.nl
----- Oorspronkelijk bericht -----
Van: "max van der wijk" <mvanderwijk@CASEMA.NL>
Aan: NEDBIB-L@LIST.ECOMPASS.NL
Verzonden: Woensdag 21 december 2011 15:24:15
Onderwerp: Re: [NEDBIB-L] Selectielijsten - bewaartermijnen
Beste collega,
Aan de Universiteiten wordt het BSD
060 Wetenschappelijk onderwijs, openbare en bijzondere universiteiten gebruikt, je kunt deze vinden via de Handelingenbank. Deze zal niet in alle opzichten bruikbaar zijn voor de HZ, maar met betrekking tot studentengegevens en examens zijn hierin een aantal zaken vastgelegd inclusief de wetgeving waarop de bewaartermijn gebaseerd is. Deze lijst zou je kunnen hanteren bij het vernietigen van tentamens en examens.
Met vriendelijke groet,
Wijk, M. van der - medewerker SSA
m.van.der.wijk@bb.leidenuniv.nl
On Dec 21, 2011, at 10:16 AM, L.D.M. Lievense-Tax wrote:
> Beste collega's,
>
> Binnen de HZ ben ik sinds 1 november jl. tevens teamleider voor de
> Dienst
Studentvoorzieningen, daar valt ook het centrale archief onder. Ik heb er nog niet de vinger op gekregen wat de concrete bewaartermijnen zijn van materialen die momenteel binnen de HZ bewaard worden en of die er voor sommige materialen zelfs wel is (diploma's, gemaakte tentamens studenten).
Op de site van rijksoverheid.nl vind ik wel informatie, maar daar kan ik niet uithalen dat er een bewaarplicht is voor bijv. studentententamens, wel het recht op inzage.
>
http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/hoger-onderwijs/vraag-en-antwoord/wa
t-is-de-onderwijs-en-examenregeling-oer-in-het-hoger-onderwijs-ho.html
> Volgens onze jurist staat er in de WHW niets over en zou er vaak geen
wettelijke verplichting zijn. Het jarenlang beleid van o.a. het bewaren studentententamens wil ik niet overhaast overboord gooien, wel wil ik - mede i.v.m. investeringen in opslag van archiefmateriaal buiten de HZ - mijn vraag aan collega's in het land voor te leggen.
>
> Hoe gaat jullie instelling om met de bewaartermijnen ofwel
selectielijsten? Is er een centraal archief, is er sprake van archivering per academie c.q. opleiding? Als het niet binnen jullie afdeling of dienst valt, willen jullie mijn vraag dan doorspelen naar de juiste persoon binnen jullie instelling?
>
> Bij voorbaat dank!
>
>
> Met vriendelijke groet,
> Loes Lievense-Tax
> ______________________________________________________________________
> L.D.M. (Loes) Lievense-Tax | Hogeschool Zeeland Dienst
> Campusvoorzieningen, teamleider Mediatheek Dienst
> Studentvoorzieningen, teamleider Roosterbureau & teamleider
Studentenbureau
> www.hz.nl/mediatheek<http://www.hz.nl/mediatheek> | Werkdagen: dinsdag
> t/m
vrijdag
> Postbus 364, 4380 AJ Vlissingen | Edisonweg 4, 4382 NW Vlissingen |
> A0.31
> T: +31 (0)118 489181 | M: +31 (0)6 27156048 | E:
ltax@hz.nl<mailto:ltax@hz.nl>
> LinkedIn: http://nl.linkedin.com/in/loeslievensetax
> Twitter: @loeslievensetax
>
> Disclaimer: http://hz.nl/disclaimer
>
> +-----------------------------------------------------
> | Verzonden via NEDBIB-L
> | Grootste algemene discussielijst voor informatieprofessionals in NL
> | Zie de NEDBIB-L website op http://nedbib.reuser.biz voor informatie
> | en instellingen.
> +-----------------------------------------------------
+-----------------------------------------------------
| Verzonden via NEDBIB-L
| Grootste algemene discussielijst voor informatieprofessionals in NL
| Zie de NEDBIB-L website op http://nedbib.reuser.biz voor informatie en
| instellingen.
+-----------------------------------------------------
+-----------------------------------------------------
| Verzonden via NEDBIB-L
| Grootste algemene discussielijst voor informatieprofessionals in NL
| Zie de NEDBIB-L website op http://nedbib.reuser.biz voor informatie en
| instellingen.
+-----------------------------------------------------
Disclaimer: http://hz.nl/disclaimer
+-----------------------------------------------------
| Verzonden via NEDBIB-L
| Grootste algemene discussielijst voor informatieprofessionals in NL
| Zie de NEDBIB-L website op http://nedbib.reuser.biz voor informatie en
| instellingen.
+-----------------------------------------------------
+-----------------------------------------------------
| Verzonden via NEDBIB-L
| Grootste algemene discussielijst voor informatieprofessionals in NL
| Zie de NEDBIB-L website op http://nedbib.reuser.biz voor informatie en
| instellingen.
+-----------------------------------------------------
+-----------------------------------------------------
| Verzonden via NEDBIB-L
http://nedbib.reuser.biz voor informatie
+-----------------------------------------------------
[HZ University of Applied Sciences]<http://hz.nl/> Edisonweg 4, 4382 NW Vlissingen Postbus 364 / P.O. Box 364, 4380 AJ Vlissingen Nederland / The Netherlands
K.v.K.: 41114014
T: +31 118 489 000
I: hz.nl<http://hz.nl>
Disclaimer: hz.nl/disclaimer<http://hz.nl/disclaimer>
YouTube<http://www.youtube.com/user/hogeschoolzeeland> Facebook<http://www.facebook.com/hzuniversity> LinkedIn<http://www.linkedin.com/groups?gid=2570863&trk=hb_side_g> twitter<http://platform.twitter.com/widgets/follow_button.1324331373.html#_=1325682048056&_version=2&enableNewSizing=false&id=twitter-widget-0&lang=en&screen_name=hzeeland&show_count=false&size=m>
+-----------------------------------------------------
| Verzonden via NEDBIB-L
http://nedbib.reuser.biz voor informatie
+-----------------------------------------------------
[HZ University of Applied Sciences]<http://hz.nl/>
Edisonweg 4, 4382 NW Vlissingen
Postbus 364 / P.O. Box 364, 4380 AJ Vlissingen
Nederland / The Netherlands
K.v.K.: 41114014
T: +31 118 489 000
I: hz.nl<http://hz.nl>
Disclaimer: hz.nl/disclaimer<http://hz.nl/disclaimer>
YouTube<http://www.youtube.com/user/hogeschoolzeeland> Facebook<http://www.facebook.com/hzuniversity> LinkedIn<http://www.linkedin.com/groups?gid=2570863&trk=hb_side_g> twitter<http://platform.twitter.com/widgets/follow_button.1324331373.html#_=1325682048056&_version=2&enableNewSizing=false&id=twitter-widget-0&lang=en&screen_name=hzeeland&show_count=false&size=m>
+-----------------------------------------------------
| Verzonden via NEDBIB-L
http://nedbib.reuser.biz voor informatie
+-----------------------------------------------------
Freek Zegers
